Conform specialistilor, o persoana isi petrece cea mai mare parte din timp la birou, printre acte, documente, formulare si alte hartii importante ce-si gasesc locul pe birou sau prin sertarele birourilor.
Desi unele studii arata ca birourile dezordonate apartin de cele mai multe ori persoanelor creative si acest lucru nu ar afecta productivitatea, trebuie sa recunoastem ca uneori ne este destul de greu sa lucram atunci cand suntem "inundati" de diferite documente ramase pe birou din zilele anterioare.
Mediul in care fiecare dintre noi isi desfasoara activitatea, cu siguranta ne face mai productivi si isi pune amprenta pe rezultatele muncii.
Potrivit unor statistici, 85% dintre angajati confirma faptul ca mediul de lucru le influenteaza extrem de mult productivitatea si eficienta. Pe langa partea estetica, organizarea unui birou trebuie sa fie practica si functionala, in special daca beneficiezi de un spatiu limitat.
Dependenta de bibliorafturi - un pas spre normalitate!
Unul dintre cele mai importante produse de papetarie care nu ar trebui sa lipseasca din niciun birou este biblioraful.
Fie ca este achizitionat pentru arhivarea documentelor de acasa sau de la birou, biblioraftul este un element de organizare si depozitare extrem de eficient si important.
Pentru ca aceasta solutie extrem de simpla si intuitiva sa fie cu adevarat utila si practica, sunt cativa factori de care trebuie sa tineti cont:
inaltimea rafturilor in care vor fi asezate (dimensiunea spatiului).
marimea biblioraftului ar trebui sa depaseasca marimea documentelor care vor fi indosariate.
modele ergonomice - permit deschiderea la 180 de grade - au o capacitate mai mare de indosariere.
dimensiunea cotorului: 5 cm - biblioraft plastifiat Arhi Design 5 cm
7.5 cm - biblioraft plastifiat Arhi Design 7.5 cm
Similare cu bibliorafturile, cutiile de arhivare reprezinta o metoda eficienta pentru depozitarea, organizarea si transportul documentelor. Utilitatea acestora consta in faptul ca ajuta la o gestionare a documentelor importante, facilitand accesul la informatiile pe care le folosesti regulat.
Asadar, daca dezordinea te distrage de la activitatile tale zilnice, Arhi Design vine in intampinarea ta cu un produs ideal pentru arhivarea si depozitarea actelor: cutie arhivare 10 cm.
Dosarele - ideale in arhivarea documentelor
Intr-un biblioraft se pot atasa atat documente pastrate in dosare si file de protectie (prinse in alonje) cat si documente perforate.
Cu toate acestea, va recomandam arhivarea si organizarea documentelor in dosare fie ele cu sina, incopciate, tip plic sau simple.
Pe langa o forma de arhivare eficienta, un dosar asigura si o buna sustinere si protectie a documentelor. Un factor important de retinut in achizitionarea unui dosar il reprezinta cartonul din care acesta este confectionat. Recomandam dosarele confectionate din carton duplex ce confera produsului practicalibilate si rezistenta sporita.
Tot in categoria dosarelor folosite ca instrumente de arhivare incadram si mapele colorate.
Des utilizate pentru mentinerea actelor in siguranta intr-un mod organizat, mapele colorate sunt ideale pentru o reperare mai rapida a documentelor din sertare.
La Arhi Design gasesti mapa plastic buton Taff si mapa plastic cu elastic pe colt Arhi la preturi foarte accesibile.
Extrem de eficiente sunt si filele de protectie cu perforatii standard, ideale pentru indosariere. Adesea folosite pentru dosare, filele de protectie pot fi prinse cu alonje si utilizate direct in bibliorafturi. Gasiti file protectie documente AICI.
Sfaturi utile pentru depozitarea documentelor la birou
Gestionarea si arhivarea documentelor poate fi de cele mai multe ori extrem de obositoare, insa de un birou bine organizat depinde atat creativitatea cat si productivitatea si eficienta celor ce lucreaza acolo. Principiile de organizare sunt mereu aceleasi chiar daca domeniile de activitate difera. Asadar, pentru ca documentele tale sa fie mereu usor de gasit, iata cateva trucuri eficiente ce te vor ajuta sa tii totul in ordine:
Foloseste dosare multiple si organizeaza-ti actele dupa criterii logice!
Pastreaza dosarele in bibliorafturi sau cutii de arhivare!
Fii eficient si specific si foloseste etichete termice autoadezive! Eticheteaza dosarele si bibliorafturile pentru a gasii informatiile mai usor!
Foloseste mape colorate si arhiveaza documentele pe culori! Astfel le vei gasi mai usor.
Foloseste tavite pentru documente sau truse accesorii pentru birou unde sa depozitezi instrumentele de scris, agrafele si alte elemente utile la birou!
Foloseste notite adezive pentru informatii importante!
Un sistem eficient de arhivare si organizare al documentelor aduce doar beneficii. Asa cum am mentionat anterior, de un birou organizat depinde atat productivitatea si eficienta cat si creativitatea celor care lucreaza acolo. Gestionarea documentelor poate fi de cele mai multe ori extrem de obositoare, insa cu siguranta te vei simti mult mai bine cu toate documentele bine organizate in jurul tau.
